Náležitosti účetních dokladů

Účetní a daňový doklad, lidově označovaný jako faktura, musí splnit určité podmínky a musí dle zákona obsahovat povinně tyto položky:

1. Označení účetního dokladu - Účetní doklady musí být označeny způsobem zabezpečujícím vazbu mezi jednotlivými doklady a účetními zápisy v účetních knihách - Dvojí způsob: V jedné číselné řadě = 1, 2, ………. n (vhodné pro malý počet dokladů) V několika číselných řadách - Kompletnost dokladů - Naše zkratky: FP (faktura přijatá), FV (faktura vydaná), PPD (příjmový pokladní doklad), VPD (výdajový pokladní doklad), BV (bankovní výpis)
2. Popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků - Popis obsahu: např. nákup materiálu, poskytnutí poradenských služeb apod. - Označení účastníků: obchodní jméno a sídlo PO, nebo příjmení, jméno a místo podnikání FO
3. Peněžní částka nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádřené množství
4. Okamžik vyhotovení dokladu - Zpravidla stačí datum (kdy byl doklad fyzicky vytvořen)
5. Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu
6. Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování. - Osoba odpovědná za účetní případ: stvrzuje obsah účetního případu, tj. písemností, které jsou předmětem zápisu, podpis by měl garantovat věcnou správnost hospodářské operace. - Osoba odpovědná za zapsání by měla přezkoušet doklad z hlediska formálního, tzn. např. ověřit úplnost náležitostí účetních dokladů. Další doporučení: razítko dodavatele, popř. komentář vysvětlující účetní případ.